Zoomでホストするとき忘れがちな設定とセキュリティ対策

公開日: : 最終更新日:2020/06/04 ツール , , ,


LINE facebook twitter URLコピー
B! pocket note 楽天


Zoomでホストになるときの注意

Zoom会議が流行っていますが、ホストになるとき、最新版のZoomだったり、スマホだったりすると、忘れてしまい参加者との認識がずれることがあります。

Zoomのホストになるには、会議を開催すればいいのですが、ホストになったときの注意点をまとめました。基本、パソコン版Zoomで書きますが、随時iPhoneやAndroidなどスマホ版の追記もしています。

本記事の執筆は、フリーランス歴24年目のカグア!(@kagua_biz)によるものです。なお、情報は2020年5月5日時点でのものです。ご注意ください。

Zoomのホストになるには

Zoomのホストになるには、Zoomを起動してミーティングを開始すれば自分がホストになれます。
Zoom 新規ミーティング

連絡先として事前に登録してある相手であれば、会議に招待する、を選べばすぐにあなたがホストのZoom会議が開催できます。
Zoom 招待

連絡先にない相手には、会議のURLを相手に伝えます。

Zoomでホストするときの注意

ソーシャルセキュリティに注意する

ホストは、いわゆる勝手に入室されるZoom爆弾に注意しましょう。誰でも簡単に使えるところがZoomの良いところなのですが、それらを悪用されてしまってはたまりません。

パスワード付きのURLを発行する

Zoomでは会議室のURLを誰かに知られてしまえば、誰でも参加することができてしまいます。

2020年5月5日現在、デフォルトではパスワード付きのURLになっていますが、そのパスワードの管理は厳重にしておいてもらうようにしましょう。

心配な人は、ウェブページのZoomにサインインした管理画面の設定から、「パーソナルミーティングID(PMI)に対してパスワードが求められます」のチェックを確認しましょう。

待機状態から相手を識別して許可する

ホストはアクセスしてきた人の、入室を許可することができます。
Zoom 許可する

現在のZoomでは基本デフォルトで、まずは待機室とよばれるいったんの待ち状態になり、ホストが許可したら入室できるようになっています。

ホストは、間違って違う人を許可しないようにしましょう。

入室時に特定文字列がない参加者は許可しない

入室の許可を判断する時、もしくはかりにURLがもれてしまったとしても、参加時に参加者名に特別な文字列をいれてもらうなどすれば、参加者をある程度せばめることができます。
Zoom 会議に名前をつける

参加者にビデオ使用を要求する

ビデオONにしていない参加者に、ビデオ開始を要求できます。拒まれるようであれば、待機室へ出してしまうこともできます。
Zoom ビデオ開始を依頼できる

参加者が集まったらロックする

参加者が集まりましたら、Zoom会議室をロックできます。こうすれば、もう別な人はZoom会議室には入れません。
zoom 集まったらロック

いわゆるソーシャルセキュリティについては、ホストはこれだけ注意すれば、とりあえずは大丈夫かと思います。

できるfit Slack&Zoom&Trello テレワーク基本+活用ワザ (できるfitシリーズ) | 大野浩誠 野上誠司 栩平智行 遠藤大介 できるシリーズ編集部

テレワーク基本+活用ワザ Slack&Zoom&Trello できるfit
Amazonで詳しく見る

楽天で詳しく見る

Yahoo!ショッピングで詳しく見る

Zoom操作の基礎もマスターしておきましょう。できるシリーズの安心のわかりやすさです。

>>Amazonで50%OFF以上のタイムセール
セール特設ページを見る

>>楽天トラベル国内ツアーのバーゲン情報はこちら
楽天で詳しく見る

ミーティングを円滑に進める

ミーティングを録画しておく

Zoom会議の様子は録画することができます。有料版であれば、クラウドサーバーに録画することもできます。
Zoom録画

参加者があとまだで見返せるように、アーカイブなどしておくと喜ばれます。なお、クラウド録画は基本の容量の上限は1GBなのですが、オプションの追加料金で増やすこともできますが、記録後に都度ダウンロードして空き容量を確保しておけば、1GBを超えなければ何回でも記録はできます。

>>クラウド記録 ? Zoom ヘルプセンター
サイトで詳しく見る

参加者のマイクをオフにしてもらう

まず特定の人がメインで話すようなミーティングのとき、ホスト以外がしゃべってしまうと、1つの画面に固定できないことがあります。

そのときは、いったん参加者にマイクオフを呼びかけ(最初のホスト側の設定でもできるのですが入室時にオンにされてしまうこともある)、オフにしてもらって画面を固定すると良いです。
Zoom マイクやカメラのオンオフ

ウェブページでの設定画面で「参加者をエントリ後にミュートする」としてもいいかもしれません。

ブレイクアウトルームを使い分ける

ブラウザ版のZoomの管理画面で、ホストはあらかじめ設定をしておけば、別室をつくることができます。それが、ブレイクアウトルーム(ブレイクアウトセッション)です。
Zoom ブレイクアウトセッション

ホストは、任意の人をえらびブレイクアウトルームへ招待することができます。こうすることで、限られたグループで円滑にコミュニケーションできます。最初は全体に話をして、その後ワークグループをするなど、というときに便利です。

アンケートを活用する

ちょっとした意見を参加者からもとめたいときは、ホストは「投票中です」を利用できます。ウェブページでの設定画面で「投票中です」をONにすると使えます。

プレゼンに集中したいときは共同ホストを依頼する

プレゼンや発表に集中したいときは、ホストは別の参加者を共同ホストに指名することができます。

もしくはそもそもホストを変えることも、ホスト側であれば可能です。
Zoom ホストにする

ホストは、これらのことに気をつけてミーティングを主催すれば、ある程度セキュリティを担保できるはずです。

参加人数が多くなってくるほど、管理がたいへんになってきますので、運用でカバーする方法を事前に考えておくこともホストには重要でしょう。

お疲れ様でした。

ZOOMはじめました | 秋田稲美

ZOOMはじめました
Amazonで詳しく見る

著者は、オンラインのグループコーチング起業塾を開催されています。

まとめ

  • 入室時のセキュリティに注意する
  • 参加者の管理をしっかりする
  • ブレイクアウトルームなど運営をスムーズにする

ホストして、Zoomを開催しても上記のことに注意すれば、とりあえずのセキュリティは保たれるはずです。

いっぽうで、つねにZoomは最新版に合わせる、相手がPCではなくスマホの可能性もあるなど、デバイスや参加者への理解もホストには求められます。

常に最新のセキュリティ情報や利用環境を、ホストはチェックしておきましょう。

・・・と、こんな感じの父親目線で、SNS、ドライブ、ゲーム、生活防衛ネタが多めでブログ記事を2009年から書いています。よろしければLINE@をフォローしていただけると更新情報を受け取れますのでおすすめです。記事を気に入ったというかたはぜひ。

LINE@で無料の更新情報を受け取る

「ソーシャルリスク」
  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • Pocket

Profile


Yoshihiko Yoshida
ブロガー兼ユーチューバー兼Googleマップトラベラー。個人事業主でネット業界のお仕事24年目です。40代で2児の父。「マツコの知らない世界」「王様のブランチ」などGoogleマップ案内人としてテレビ出演多数。Googleストリートビュー認定フォトグラファー。教育システム情報学会会員。元立教大学非常勤講師。Googleアナリティクス公式コミュニティ・アンサリスト最高ランク「レジェンド」国内初獲得。主な著書「Googleアナリティクス基礎講座」(技術評論社)。趣味はデジカメとゲームとパン作り。>>もっと読む

Instagram

◆代表者略歴 ◆受賞歴
◆おもな著書 ◆TV出演歴
◆新聞掲載歴 ◆雑誌/連載歴
 <<お問い合わせはこちら>>

PAGE TOP ↑